アジェンダをつくって会議の時間を削減しよう

こんばんは。
卯年生まれのやす、卯のやすです。

数時間の会議で何も決まらずモヤモヤすることがある今日この頃。

会議なげぇー

いつも喋ってる人同じじゃね、つまんねぇー

で、結局なんのための会議だったのぉー？

会議中や会議が終わった後にこんな思いになっていませんか。

サラリーマン人生で平均30,000時間を会議に費やしているといわれています。
約8年間、会議をしていることになります。
無駄な時間を使わないようにしていきましょう。

アジェンダをつくろう

さて、アジェンダってなんだって話です。

会議の議題として予定している内容をまとめたもの
共通認識を持って会議を進められるように課題を共有する

出典：ROBERT WALTERS

要は事前に会議の内容を書いた書類ですね。
どんな内容が記載されるのか。

大まかには上記のような内容が盛り込めればOKですね。
開始時間以上に終了時間が重要です。
ダラダラと長い会議になってしまう原因に終了時間が決まっていないことが多いです。

次に参加者です。
議題に関わる中心のメンバーを参加者にします。
発言しない人は時間の無駄になるので他の仕事をしてもらっていた方が生産的です。

そして終了条件。
なにが決まったら終了なのか。
これを明確にしておかないとただただお喋りの場になってしまいます。

終了条件の具体例

お客様からのクレームがきました！

よっしゃ、会議しよう。議題は「得意先A社からのクレーム」で。

これはダメな例です。
このような議題の立て方では何が終了条件なのかがわかりません。

では、これならどうでしょう。

お客様からのクレームがきました！

よし「得意先A社からのクレームの原因を特定し対策を立案する」を議題で会議をしよう。

この場合であれば

①原因の特定

②対策の立案

この2つが解決できれば会議終了です。
明確でわかりやすい議題にすればゴールが見えてきます。

まとめ

アジェンダをつくって会議の時間を削減しましょう。

アジェンダの内容には終了時間と終了条件をしっかりと記載しましょう。

参加者は発言する人を選出しましょう。

最後に決まったことを確認して終わるようにしましょう。

今回は長い会議を削減するためのヒントになれば嬉しいです。
会議を短くするには自らアジェンダを作成して会議をコントロールしましょう。
サラリーマン人生をもっと有意義に過ごせるように無駄な会議を減らしていきましょう。

ここまで完読ありがとうございました。
これからも日々の出来事や使える情報を発信していきます。
誰かの役に立てれば幸いです。

卯のやす

それではまたっ！

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